Was genau ist eine Stellenbeschreibung?

Was genau ist eine Stellenbeschreibung? Welche Rolle spielt sie? Welche Vorteile hat die Stellenbeschreibung für die betroffenen Parteien? Wie sind Stellenbeschreibungen gegliedert?

Die Stellenbeschreibung ist ein Instrument der Führung und Betriebsorganisation und hat als solches vielfältige Funktionen zu erfüllen. Unter anderem

  • konkretisiert sie den Grundsatz, dass jeder Mitarbeiter verpflichtet ist, im Rahmen seines Delegationsbereiches selbständig zu handeln und zu entscheiden,
  • legt sie die Ziele der Stelle im einzelnen fest,
  • benennt sie die wichtigsten Aufgaben im einzelnen,
  • schreibt sie die Befugnisse des Stelleninhabers fest,
  • regelt sie das Unter- und Überstellungsverhältnis des Stelleninhabers,
  • regelt sie die Stellvertretungsfrage (aktive und passive Stellvertretung).

Damit definiert sie implizite auch die Verantwortung des Stelleninhabers. Von allen Organisationsmitteln weist sie den höchsten Detaillierungsgrad hinsichtlich Zielen, Aufgaben und Befugnissen auf. Gleichzeitig enthält die Stellenbeschreibung auch einen Hinweis auf Einzelaufträge, die der Stelleninhaber von seinem Vorgesetzten erhalten kann. Solche Einzelaufträge können seine “Stamm-Aufgaben” dem Tagesbedarf anpassen, dass heißt, dem Stelleninhaber können zeitlich befristet zusätzliche oder andere Aufgaben zugewiesen werden. Da es sich bei Einzelaufträgen immer um einen zeitlich befristetes Phänomen handelt, wird die Klarheit der an anderer Stelle der Stellenbeschreibung getroffenen Aussagen dadurch nicht verwässert. Die Existenz dieses Punktes in jeder Stellenbeschreibung macht es dem Stelleninhaber unmöglich, sich auf den Standpunkt “Steht nicht in meiner Stellenbeschreibung, muss ich also nicht machen…” zurückzuziehen.

Mit “Kästchen‑Denken” haben die Klärungen, die durch die Stellenbeschreibung herbeigeführt werden, nichts zu tun. Gegner der Stellenbeschreibung vermögen offensichtlich nicht zu erkennen, dass Klarheit etwas anderes ist als Starrheit. Klarheit ist zwar nicht alles, ohne Klarheit in den hier zur Debatte stehenden Punkten herrscht aber die kräfte- und motivationszehrende Improvisation. Kann sich ein Unternehmen solche Zustände auf Dauer leisten, ohne seine Wettbewerbsfähigkeit dabei einzubüßen?

Die Vorteile der Stellenbeschreibung

Stellenbeschreibungen haben eine ganze Reihe von Vorteilen und Nutzenaspekten sowohl für den Stelleninhaber selbst, als auch für seinen Vorgesetzten und für das Unternehmen insgesamt.

Vorteile der Stellenbeschreibung aus der Sicht des Vorgesetzten

  • Die Stellenbeschreibung liefert kontrollfähige Ziele und ist damit Grundlage für jede rationale Beurteilung des fachlichen Verhaltens des Mitarbeiters.
  • Missverständnisse hinsichtlich Art und Umfang der Arbeiten des Mitarbeiters sind praktisch ausgeschlossen.
  • In Abhängigkeit vom Erfüllungsgrad der gesetzten Ziele kann der Mitarbeiter durch seinen Vorgesetzten gezielt gefördert werden.

Vorteile der Stellenbeschreibung für den Stelleninhaber

  • Jeder Mitarbeiter weiß nun genau, wer sein Vorgesetzter ist, wer seine Mitarbeiter und welches seine Ziele, seine Aufgaben und Befugnisse sind.
  • Schaffung eines klaren Verhältnisses zum Vorgesetzten und damit Schutz vor willkürlicher Aufgaben- und Kompetenzzumessung.
  • Er kann davon ausgehen, dass sein Vorgesetzter und andere Stellen im Unternehmen sich im Normalfall in seinen Bereich nicht einmischen werden.
  • Er kann seine Tätigkeit optimieren, indem er den Weg zum Ziel (zu seinen Stellenzielen) verkürzt.
  • Gewährung eines exakt abgegrenzten Verantwortungsbereiches und damit Befreiung von Kompetenzkonflikten mit Kollegen.
  • Er trägt für alles, was er in seinem Delegationsbereich tut oder zu tun unterlässt, die Verantwortung, und zwar auch dann, wenn er besonders erfolgreich war!
  • Er hat nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte, die sich unter anderem in seinen Befugnissen widerspiegeln.
  • Ermöglicht eine bessere Selbstkontrolle durch die Vorgabe stellenbezogener Ziele.
  • Ein individuelles Prioritätenmanagement im Rahmen der vorgegebenen Ziele wird möglich.
  • Der Stelleninhaber kann ein besseres Verständnis für den Sinn des eigenen Beitrags im Verhältnis zur Gesamtaufgabe entwickeln.

Vorteile der Stellenbeschreibung für das Unternehmen

  • Stellenbeschreibungen führen zu Vermeidung von Kompetenzüberschneidungen und damit Kompetenzkonflikten und/oder Doppelarbeit durch exakte schriftliche Abgrenzung der stellenbezogenen Aufgaben und Befugnisse (Kompetenzen).
  • Stellenbeschreibungen entlasten die Führungskräfte von der permanenten Erteilung von Einzelaufträgen.
  • Stellenbeschreibungen bilden die Basis für Personalplanung und Personalentwicklung.
  • Stellenbeschreibungen sind eine Vorstufe für eine Arbeitsplatzbewertung und damit für die Schaffung einer rationalen Entgeltstruktur im Unternehmen.
  • Stellenbeschreibungen sind eine notwendige Voraussetzung für eine objektive Leistungsbeurteilung und damit auch einer Leistungsentlohnung.
  • Stellenbeschreibungen sind ein Beitrag zur Verbesserung des Betriebsklimas durch die Berücksichtigung der Bedürfnisse des Mitarbeiters nach klarem Status, Kompetenzen (Befugnissen) und Selbstverwirklichung.

Sachbezug und logische Gliederung der Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen müssen sich an der Sache, nicht an der Person des Stelleninhabers orientieren. Dadurch wird eine gewisse Stabilität des Betriebsgeschehens, unabhängig vom Wechsel des Stelleninhabers, gewährleistet. Bei einem Wechsel des Stelleninhabers entfällt dann die Notwendigkeit, eine inhaltlich neue Stellenbeschreibung anzufertigen.

Wichtig:

  • Stellenbeschreibungen werden ausschließlich für einzelne Stellen, nicht aber für Bereiche gemacht.
  • Ein Anforderungsprofil für den Stelleninhaber gehört nicht in die Stellenbeschreibung, dass heißt, es wird in der Stellenbeschreibung nicht festgestellt, dass der Stelleninhaber diese oder jene Qualifikation etc. haben muss.
  • Die Ziele, Aufgaben und Befugnisse sind die logischen Ausgangspunkte der Stellenbeschreibung, nicht die Verantwortung des Stelleninhabers. Diese ergibt sich ja schließlich erst aus den Befugnissen.
  • Die Stellenbeschreibung kennt keine Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenaufgaben. Die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben ergibt sich aus den Zielen der Stelle.
  • Die Festlegung der Befugnisse des Stelleninhabers muss eindeutig sein, da andernfalls die Frage der Verantwortung nicht geklärt werden kann.

Stellenbeschreibungsfremde Sachverhalte

Was gehört nicht in eine Stellenbeschreibung?

Zu den Sachverhalten, die für die Stelle und den Stelleninhaber zwar wichtig sind, aber dennoch nicht in die Stellenbeschreibung gehören, zählen u.a. die folgenden:

  • Befristete, einmalige oder projektbezogene Ziele.
  • Die Führungsaufgaben des Stelleninhabers. Diese sind für alle Führungskräfte gleich und sollten in einer Allgemeinen Führungsrichtlinie festgehalten sein.
  • Angaben über den Arbeitsverlauf (Arbeitsanweisungen und Ausführungsbestimmungen). Sehr wohl kann auf solche Regelungen aber Bezug genommen werden, zum Beispiel in der Form: “Einzelheiten hierzu regelt die VA 4711…”
  • Anforderungen an die Qualifikation des Stelleninhabers (Anforderungsprofil). Die Stellenbeschreibung orientiert sich an der Sache und das Anforderungsprofil an der Person. Die Stelle wird nicht um die Person herum gebaut, vielmehr hat der Stelleninhaber den Anforderungen der Stelle zu genügen.
  • Beurteilungsmaßstäbe für die Leistung des Stelleninhabers. Diese sind Gegenstand eines systematischen Beurteilungssystems und werden auch dort im einzelnen benannt und erklärt.
  • generell alle unscharfen Begriffe, wie “ist zuständig …”, “ist verantwortlich …”, “kümmert sich …”, “bemüht sich …”, “versucht …” u.ä.

Lesen Sie auch…