Stellenbeschreibungen müssen in jeder Hinsicht eindeutig sein. Dies gilt selbstverständlich auch für die der Stelle zugeordneten Kompetenzen/Befugnisse. Wenn also zum Beispiel eine Entscheidungsbefugnis einer Stelle zugeordnet worden ist, kann nicht an anderer Stelle, durch ein anderes Organisationsinstrument, diese Befugnis wieder zurückgenommen werden. In der Praxis benutzen hartleibige Bürokraten aber nicht selten einen Geschäftsverteilungsplan oder eine antiquierte Unterschriftenregelung dazu, die Entscheidungsbefugnisse anderer Stellen zu verwässern, indem sie etwa mehrere Unterschriften auf einem Dokument erzwingen oder “gemeinsame Entscheidungen” oder ein “Mitspracherecht” in den Geschäftsverteilungsplan hineinschreiben. In einigen Organisationsformen, wie zum Beispiel der Matrix-Organisation, tritt das Problem natürgemäß häufiger zutage als in anderen. Stellenbeschreibungen und Unterschriftenregelung müssen also kongruent sein, um nicht mehr Verwirrung als Nutzen zu stiften.
Wenn die Geschäftsführung nicht bereit ist, solche Versuche im Keim zu ersticken, wird der Nutzen der Stellenbeschreibungen stark gemindert oder ganz in Frage gestellt. Der Vollständigkeit halber sei betont, dass natürlich auch in anderen Regelungen, die den Charakter von Dienstanweisungen haben (Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Organisationsanweisungen etc.) sich keine Aussagen finden dürfen, die den Inhalten der gültigen Stellenbeschreibungen widersprechen.
Empfehlung für eine klare Unterschriftenregelung im Unternehmen[1]
Das nachfolgende Beispiel für eine eindeutige Unterschriftenregelung stammt aus unserem Arbeitsbuch Mitarbeiterführung und Konfliktmanagement, welches Sie unter dem angegebenen Link als eBook erwerben und direkt herunterladen können.
- Die vorliegende Regelung stellt sicher, dass Klarheit hinsichtlich der Unterschriftsberechtigung für alle Betriebsangehörigen unseres Unternehmens hergestellt wird und gewahrt bleibt. Diese Regelungen gelten für klassische und elektronische Medien gleichermaßen, für alle Standorte, und kennen keine Ausnahmen.
- Diese Zeichnungsregelung darf nicht im Widerspruch zu anderen internen Regelungen stehen oder geraten, etwa zu Verfahrens- oder Organisationsanweisungen. Im Zweifelsfalle bricht diese Regelung anderslautende Abläufe.
- Jede Stelle im Unternehmen ist mit klaren Befugnissen ausgestattet (siehe Stellenbeschreibungen). Damit ist geklärt, wer was und ggf. bis zu welcher Höhe entscheiden darf und entscheiden muss. Sollte dies wider Erwarten einmal nicht der Fall sein, wird der betroffene Stelleninhaber in dieser Angelegenheit bei seinem Vorgesetzten sofort vorstellig.
- Grundsätzlich unterschreibt jeder Betriebsangehörige seine konventionelle und elektronische Korrespondenz selbst, und zwar mit ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen und Angabe seiner Stellenbezeichnung, also:
handschriftliche Unterschrift [entfällt bei elektronischen Medien]
Name Vorname [maschinenschriftlich, ausgeschrieben]
Sachbearbeiter Verkauf Innendienst [maschinenschriftlich]. - Da eine zweite Unterschrift die erste der Sache nach immer in ihrer Bedeutung relativiert, werden in unserem Unternehmen nur dann ausgehende Schriftstücke mit mehr als einer Unterschrift versehen, wenn der Gesetzgeber dies ausdrücklich verlangt.
- Unterschreibt ein Prokurist, so setzt er seinem (maschinenschriftlichen) Vornamen und Namen das Kürzel ppa voran. Da “Prokurist” keine Stellenbezeichnung sondern eine besondere Vollmacht meint, muss auch in diesem Fall unter der Namenszeile die Stellenbezeichnung (z. B. “Leiter Einkauf”) stehen. Die Rechte und Pflichten eines Prokuristen sind gesetzlich ausreichend klar geregelt und bedürfen deshalb hier keiner weiteren Erläuterungen. Also
handschriftliche. Unterschrift [entfällt bei elektronischen Medien]
ppa Vorname Name [maschinenschriftlich, ausgeschrieben]
Leiter Einkauf [maschinenschriftlich] - Da der § 45 HGB den “Handlungsbevollmächtigten” unserer Meinung nach nicht ausreichend klar definiert, gibt es Handlungsbevollmächtigte, die sich auf diesen Paragraphen berufen, in unserem Unternehmen nicht. Die beste Handlungsvollmacht besteht unserer Meinung nach in eindeutig geregelten Befugnissen in den jeweiligen Stellenbeschreibungen. In diesem Sinne kennt jeder Mitarbeiter unseres Hauses seine Handlungsvollmacht genau.
- Die Zeichnungszusätze i.A und i.V. sind missverständlich und werden in unserm Unternehmen nicht, auch nicht ausnahmsweise, verwendet. Jeder Betriebsangehörige zeichnet auf der Grundlage der ihm übertragenen Befugnisse, sodass sich ein “in Vertretung”, “in Vollmacht” oder “im Auftrage” von selbst verbietet.
- Übernimmt ein Betriebsangehöriger nebenamtlich eine zeitlich befristete Stellvertretung und zeichnet in dieser Funktion und unter Berufung auf die Befugnisse der von ihm vertretenen Stelle, so setzt er unter die Zeile mit seinem ausgeschriebenen Vornamen und Namen den Vermerk “in Vertretung” (nicht i.V.). Die Angabe der Stellenbezeichnung (z. B. “Sachbearbeiter kaufm. Verwaltung”) entfällt in diesem Falle. Also
handschriftliche Unterschrift [entfällt bei elektronischen Medien]
Vorname Name [maschinenschriftlich, ausgeschrieben]
In Vertretung [maschinenschriftlich, ausgeschrieben]. - Ist ein Betriebsangehöriger aus irgendeinem Grunde nicht in der Lage, ein vor ihm verfasstes oder diktiertes Schriftstück persönlich zu unterzeichnen, und hat dieser Betriebsangehörige einen seiner Mitarbeiter oder eine andere Stelle, der gegenüber er weisungsbefugt ist, mit der Fertigstellung dieses Schriftstückes beauftragt, so zeichnet dieser beauftrage Mitarbeiter wie folgt:
Vorname und Name [des Autors des Schriftstückes, maschinenschriftlich, ausgeschrieben]“– nach Diktat verreist –“handschriftliche Unterschrift [entfällt bei elektronischen Medien].Vorname und Name [des stellvertretend zeichnenden Mitarbeiters, maschinenschriftlich, ausgeschrieben]
[mit dem darunter stehenden Zusatz] “in Vertretung”[nicht i.V., maschinenschriftlich]. - Das Recht und die Pflicht für jeden Betriebsangehörigen, die ihm übertragenen Befugnisse im Sinne der Unternehmensziele und seiner Stellenziele zu nutzen und seine Korrespondenz selbst zu unterschreiben, schmälert das Recht (und die Pflicht) des Vorgesetzten auf Kontrolle hinsichtlich sachlicher und formaler Richtigkeit in keiner Weise. Diese Kontrolle findet ihren Niederschlag aber nicht in einer Unterschrift des Vorgesetzten auf der Korrespondenz des Mitarbeiters.
- Setzt sich ein Angehöriger unseres Unternehmens über diese Zeichnungsregelung in fahrlässiger Weise hinweg, so macht er sich eines schweren Dienstvergehens schuldig. Er muss mit Disziplinarmaßnahmen rechnen und ggf. auch für den entstandenen Schaden aufkommen.
- Abweichende Regelungen in gesetzlichen Bestimmungen bleiben durch diese Zeichnungsregelung unberührt.
- Diese Zeichnungsregelung tritt mit der Unterzeichnung durch den Geschäftsführer in Kraft.
Bad Harzburg, den 21. Mai 2019
Willibald Meyer
Geschäftsführer
[1] Quelle: Klaus P. Beer: Arbeitsbuch Mitarbeiterführung und Konfliktmanagement (Arbeitshilfen für die Praxis Nr. 1), Bad Harzburg 2014