Im nachfolgenden Text behandeln wir die wichtigsten Aspekte der Inkraftsetzung, Aktualisierung und Außerkraftsetzung von Stellenbeschreibungen. Gelegentlich wird gegen die Einführung von Stellenbeschreibungen das Argument ins Land geführt, die Inkraftsetzung und Aktualisierung sei mit hohem administrativen Aufwand verbunden. Dem wollen wir entschieden widersprechen: Der durch die Klarheit und Transparenz eingesparte Orientierungs- und Kommunikationsaufwand wiegt den administrativen Aufwand beiweitem auf.
Inkraftsetzung von Stellenbeschreibungen
Stellenbeschreibungen sind – wenn Sie nicht dazu benutzt werden, auf administrativem Wege eine Stelle in ihrem Kern zu verändern – nicht mitbestimmungspflichtig; das wurde an anderer Stelle bereits gesagt und belegt. Eine Information des Betriebsrates über die geplante Einführung von Stellenbeschreibungen bietet sich trotzdem an. Laut § 81 Abs 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, über seine “Aufgaben und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihrer Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs” unterrichtet zu sein. Genau dies tut die Stellenbeschreibung.
Trotzdem ist die Einführung von Stellenbeschreibungen in einem Unternehmen kein rein administratives Problem, sondern sollte im Dialog mit den Inhabern der zu beschreibenden Stellen geschehen. § 82 Abs 1 BetrVG stellt fest: “Der Arbeitnehmer hat das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, von den nach Maßgabe des organisatorischen Aufbaus des Betriebs zuständigen Personen gehört zu werden. Er ist berechtigt, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufes zu machen.”
Die Inkraftsetzung der Stellenbeschreibungen erfolgt in kleinen und mittleren Unternehmen durch die Geschäftsführung, andernfalls durch den Vorgesetzten oder den Leiter Personalwesen oder eine andere von der Unternehmensleitung beauftrage Stelle. Mit der Inkraftsetzung erhält die Stellenbeschreibung den Rang einer Dienstanweisung und wird verbindlich. Sobald die Stellenbeschreibungen in Kraft sind, sollten sie für jedermann im Unternehmen ohne besondere Begründung einsehbar sein. Dies ist einerseits sehr praktisch, andererseits spiegelt sich darin auch ein Wesenszug der kooperativen Führung wieder: Die Offenheit.
Pflege und Aktualisierung von Stellenbeschreibungen
Stellen sind lebendige, dynamische Gebilde; so auch ihr Spiegelbilder, die Stellenbeschreibungen. Diese müssen den eingetretenen Veränderungen angepasst und periodisch aktualisiert werden. Nach Einführung der Stellenbeschreibungen sollte der erste Überarbeitungstermin nach etwa sechs Monaten liegen. Später können die Revisionsintervalle auf ein Jahr ausgedehnt werden. Aus gegebenem Anlass können aber auch zwischen den Revisionsterminen Änderungen an Stellenbeschreibungen vorgenommen werden. Jede Änderung der Stellenbeschreibung muss vom Vorgesetzten der betroffenen Stelle genehmigt werden.
Außerkraftsetzung von Stellenbeschreibungen
Der Vorgesetzte kann unter bestimmten Bedingungen die Stellenbeschreibung seines Mitarbeiters für einen befristeten Zeitraum ganz oder teilweise außer Kraft setzen. Dies ist immer ein informationspflichtiger Tatbestand des Vorgesetzten gegenüber seinem eigenen Vorgesetzten, da es sich dabei ja um die Aufhebung bzw. befristete Außerkraftsetzung einer Dienstanweisung handelt. Von der Möglichkeit, eine Stellenbeschreibung ganz oder teilweise außer Kraft zu setzen, wird der Vorgesetzte normalerweise Gebrauch machen, wenn die Stelle neu besetzt wird und der neue Stelleninhaber in seinen Aufgabenbereich erst hineinwachsen muss. In diesem Fall wird zwischen Vorgesetztem und Stelleninhaber zu klären sein, wann der Stelleninhaber in welchem Umfang in die Rechte und Pflichten seiner Stelle eintritt und die Stellenbeschreibung wieder in Kraft gesetzt werden soll.
Eine teilweise Außerkraftsetzung einer Stellenbeschreibung ist auch denkbar, wenn der Vorgesetzte feststellt, dass der Stelleninhaber nicht in der Lage ist, den Anforderungen seiner Stelle gerecht zu werden. Gleichzeitig muss der Vorgesetzte die erforderlichen Maßnahmen treffen, um diesen Zustand schleunigst zu ändern. Die Außerkraftsetzung einer Stellenbeschreibung löst nicht das Problem, welches zur Außerkraftsetzung der Stellenbeschreibung geführt hat!